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Controle de estoque de loja virtual: 5 dicas de como fazer

Você sabe da importância do controle de estoque de loja virtual? Com certeza, o estoque é um dos setores de maior importância para qualquer negócio, pois é a manutenção dele que irá garantir o abastecimento de produtos para as vendas, bem como para a produção. Por isso, fazer seu controle de estoque não é uma opção, e sim uma obrigação.

Se você não possui um controle sobre o que existe no estoque de sua loja virtual, ou mesmo sobre como ele é movimentado, você poderá impactar em grandes perdas e prejuízos em seu negócio, já que todos sabemos que estoque é dinheiro.

O nosso objetivo aqui é esclarecer um pouco mais sobre o que é controle de estoque virtual e qual a sua importância para as suas vendas. Boa leitura!

O que é estoque virtual?

Diferente da versão física, o estoque virtual é o registro de entrada e saída de produtos e mercadorias no sistema. Isso significa que todos os itens vendidos em uma loja são lançados de forma automática.

O estoque virtual possibilita que o gestor tenha uma visão ampla sobre as suas vendas e também compras de matérias-primas ou produtos terceirizados, quando necessário. Esse fluxo permite um maior alinhamento entre loja e fornecedores, facilitando o processo como um todo.

No entanto, se esse tipo de estoque for mal gerenciado, um processo que deveria apresentar muitas vantagens para lojas físicas e virtuais, pode acabar se tornando um verdadeiro problema, acarretando prejuízos para toda a cadeia de distribuição. Os principais problemas que um estoque virtual administrado de forma errada pode ocasionar, são:

  • Estoque virtual positivo X estoque físico zerado: nesse cenário, o cliente é prejudicado diretamente, pois não encontra a mercadoria desejada. Além disso, o lojista também é afetado, pois na relação de produtos que consta em seu sistema a mercadoria existe. O resultado final é uma venda perdida, a reputação da loja prejudicada, além da perda de organização de logística de pedidos com o fornecedor;
  • Estoque virtual zerado X estoque físico positivo: nesse caso, o cliente também não encontra o item desejado, ainda que ele exista no estoque, e o lojista entra em contato com o fornecedor e pede, sem necessidade, mais produtos. Isso faz com que o volume do seu estoque aumente, além de implicar em perdas de tempo e de dinheiro.

Essas divergências entre estoque físico e virtual podem acontecer por conta de alguns fatores:

  • Dados duplicados no sistema;
  • Produtos com defeitos ou danificados;
  • Furtos;
  • Erros de cadastramento de itens;
  • Falhas no checkout.

Mas então, como fazer controle de estoque virtual? Vamos para 5 dicas que vão te ajudar!

5 Dicas para controle de estoque virtual

A melhor forma de saber como fazer controle de estoque virtual é pensando passo a passo, pois essa organização pode ser bastante complexa. Separamos algumas dicas para que você saia do escuro e saiba por quais etapas que seu controle deve passar.

1 – Conheça sua necessidade do controle do estoque

Há uma técnica conhecida como DropShipping, ela consiste em uma loja virtual que não trabalha com um estoque próprio, ou seja, a loja oferta e comercializa produtos que estão alocados no estoque do fornecedor.

Também existe o método Cross Docking que funciona por meio do cruzamento de docas: o fornecedor encaminha as mercadorias para o lojista realizar a conferência e verificar se está tudo certo conforme o pedido. Logo após isso, o produto é embalado e encaminhado para o cliente.

Mas, se esse não for o seu caso, você pode utilizar um estoque próprio e definir em categorias para facilitar a localização dos produtos e fazer o inventário. Além disso, você pode optar por um modelo híbrido utilizando essas técnicas em conjunto, avaliando cada fornecedor e as demandas da sua loja virtual.

2 – Trabalhe sempre com métricas

Para obter sucesso no gerenciamento do negócio como todo é preciso ter métricas que permitam o diagnóstico preciso e tomar medidas adequadas para que sua loja tenha a melhor performance possível. Com o estoque não seria diferente.

Você precisa ter um excelente conhecimento da área do seu acervo. Ou seja, você precisa entender a capacidade disponível para receber e alocar cada produto. Você deve ter, pelas práticas atuais do mercado, cerca de 85% de ocupação total de estoque.

Outro ponto relevante nas métricas de estoque é o tempo de ciclo, métrica que se refere ao tempo relacionado ao processo de compra e recebimento das mercadorias. Isso é possível mediante o cálculo do tempo que as mercadorias levam do requerimento feito ao fornecedor até o recebimento do pedido no seu estoque.

Além disso, mais duas frentes são de extrema importância para o sucesso desse gerenciamento: cobertura de estoque e o consumo médio.

A cobertura de estoque permite que você saiba por quanto tempo o seu inventário atual atenderá ao fluxo de demanda sem que haja a necessidade de reposição imediata. Para obter o cálculo desse indicador, você precisa cruzar a quantidade de produtos que tem em estoque com a previsão de vendas, podendo haver algumas variantes de mercado.

Já com o consumo médio, você tem o demonstrativo da quantidade de itens consumidos em um determinado período. Embora essa métrica tenha variações, como promoções e economia, de maneira geral, ela serve para ter uma boa noção da quantidade de determinado produto que você necessita ter no seu estoque.

3 – Crie automatizações do gerenciamento do seu estoque virtual

Automatizar o controle de gerenciamento de estoque facilita o fluxo do negócio e evita erros. É comum ocorrer descuidos em pontos básicos quando se trata de estoque de loja virtual. Por isso, invista em ferramentas e/ou plataformas de gerenciamento para melhorar o seu negócio. Muitas empresas disponibilizam um período teste. Caso não tenha verba para investir em automação, tente ao menos ter um fluxo de controle em uma planilha, por exemplo.

4 – Tenha o controle de entrada e saída

Para manter o controle de estoque é necessário não se descuidar no momento de registrar as informações de entrada e saída de mercadorias do seu negócio. Dependendo da quantidade de pedidos e do tamanho do estoque, essa tarefa se torna mais complexa, o que exige que todos os registros estejam devidamente em dia.

Escolha um bom software para facilitar esse controle. Existem versões gratuitas e outras pagas que vem com ferramentas de integração com outros setores, como por exemplo, financeiro, notas fiscais etc. Dessa forma, o controle de estoque fica em dia, e o mais importante é que as informações ficam atualizadas e centralizadas em um único lugar.

5 – Tenha um relacionamento próximo com os fornecedores

Os fornecedores são os seus parceiros de negócio que fornecem todo o suprimento, seja matéria-prima, embalagem, tecido, e assim por diante. Para o seu estoque de loja virtual, logo, é fundamental ter uma boa relação com eles.

Não se prenda apenas ao preço, mas à confiança e ao bom relacionamento por meio da transparência no diálogo e na qualidade de serviço desejada. Seja claro na negociação de contratos, verifique se os fornecedores estão alinhados com os prazos que você definiu. Um bom parceiro estará sempre disposto a atender você quando necessário e isso fará toda a diferença nos resultados do seu negócio.

Já organizou o estoque da sua loja virtual? Está entusiasmado para colocar todas essas dicas salvadoras em prática? Então compartilhe essa experiência conosco, deixando o seu comentário neste post. Não se esqueça!

Gostou das dicas? Por aqui sempre temos conteúdos para você, seller que vende em marketplaces e está sempre em busca de novos conhecimentos para vender mais e melhor. Continue acompanhando o Predize para mais artigos como esse!

Camila Guedes

Camila Guedes é redatora publicitária no DB1 Group, grupo de tecnologia responsável por softwares líderes para e-commerce como Predize, Koncili e ANYMARKET.

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